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Politique de confidentialité
Loi sur la protection des renseignements personnels
A. Buts
Le but de cette politique est de gérer la cueillette, l’entreposage, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels de manière à respecter le droit des individus à la protection des renseignements personnels tout en répondant à nos besoins de recueillir, entreposer et divulguer les renseignements personnels dans des buts raisonnables associés à nos opérations. Cette politique vise à assurer la conformité avec les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’adhérer aux principes établis dans le code type de l’Association canadienne de normalisation sur la protection des renseignements personnels.
B. Conformité aux normes
Nous avons désigné un individu (l’Administrateur des renseignements personnels) responsable d’assurer l’observance des exigences de la Loi et nous mettons à votre disposition l’information sur la position, le nom, le titre ainsi que les coordonnées de contact de l’Administrateur des renseignements personnels.
Nous avons et continuerons de développer et d’adhérer aux politiques et procédures nécessaires à l’observance de la Loi sur la protection des renseignements personnels; d’offrir les moyens pour répondre aux plaintes qui peuvent surgir concernant le fonctionnement de la loi; et de mettre les processus, mesures et politiques accessibles sur demande.
C. Cueillette, utilisation et divulgation des renseignements personnels
Nous nous engageons à recueillir, utiliser et divulguer l’information personnelle que lorsque le consentement de l’individu a été obtenu, ou lorsque la Loi autorise la cueillette, utilisation et divulgation de l’information sans le consentement de l’individu, ou lorsque la loi estime que le consentement a été donné par l’individu.
Nous demanderons le consentement de l’individu, en tant que fournisseur d’un produit ou service, pour la cueillette, l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels, que si c’est raisonnablement nécessaire pour fournir un produit ou un service.
Lorsqu’exigé par la Loi sur la protection des renseignements personnels, au moment ou avant de recueillir des renseignements personnels sur l’individu, nous donnerons à l’individu, ou tout autre personne touchée par la cueillette de cette information, accès aux raisons et buts de cette cueillette de renseignements ainsi que l’accès aux coordonnées de l’Administrateur des renseignements personnels.
D. Utilisation et divulgation des renseignements personnels
Nous nous engageons à divulguer des renseignements personnels seulement à des fins justifiées raisonnables dans les circonstances et qui répondent aux buts pour lesquels les renseignements personnels avaient été obtenus ou qui sont permis autrement par la Loi sur la protection des renseignements personnels.
E. Accès aux renseignements personnels
Lorsqu’exigé par la loi, nous nous engageons à fournir sur demande à l’individu tous les détails du matériel dont nous avons la maîtrise, la manière dont ces renseignements sont utilisés ainsi que les détails sur les personnes ou organismes à qui ces informations ont été divulguées.
F. Traitement des renseignements personnels
Nous nous engageons à faire un effort raisonnable pour nous assurer que l’information recueillie soit exacte et complète et correspondant aux buts de son utilisation. Aussi, nous protégerons ces renseignements personnels en notre possession ou sous notre contrôle en prenant des mesures de sécurité raisonnables pour prévenir l’accès non autorisée, la cueillette, utilisation, divulgation, copie, modification, retrait ou tout autre risque similaire.
G. Sauvegarde et destruction des renseignements personnels
Tel qu’exigé par la Loi sur la protection des renseignements personnels, nous nous engageons à sauvegarder les renseignements personnels pendant une période de temps raisonnable et pendant laquelle l’individu aura l’opportunité d’y accéder raisonnablement. Tel qu’exigé par la loi, nous détruirons les documents contenant des renseignements personnels ou supprimerons les liens par lesquels des renseignements personnels peuvent les relier à l’individu et cela lorsque les buts pour lesquels l’information de l’individu avait été recueillie ne sont plus servis par sa sauvegarde et que sa sauvegarde n’est plus nécessaire à des fins d’affaires ou légales.
H. Requêtes auprès de l’Administrateur des renseignements personnels
L’individu devra soumettre une requête par écrit auprès de l’Administrateur des renseignements personnels si l’individu désire:
- avoir accès aux renseignements personnels qui sont en notre possession;
- avoir accès aux détails de la manière dont les renseignements personnels sont utilisés;
- avoir accès aux détails concernant les personnes ou organismes à qui ces renseignements personnels ont été divulgués;
- avoir accès aux détails sur nos politiques et procédures concernant les renseignements personnels
- avoir accès aux détails relatifs aux processus de réponses aux plaintes een place; ou
- pour corriger une erreur ou une omission contenu dans les renseignements personnels de l’individu.
Nous nous ferons un devoir de répondre au requérant dans les 30 jours suivant la réception de la requête.
I. Plaines relatives aux renseignements personnels
Notre processus de réponses aux plaintes relatives aux renseignements personnels est décrit ci-bas.
- Soumission des plaintes
Un individu qui désire soumettre une plainte concernant notre cueillette, entreposage, utilisation ou implantation des renseignements personnels peut soumettre une plainte par écrit à l’Administrateur des renseignements personnels dans les 30 jours suivant la découverte de l’action dont la plainte est sujette
(ou dans un délai raisonnable dû aux circonstances). - Examen des plaintes
l’Administrateur des renseignements personnels s’engage à examiner et accorder son attention aux plaintes de même que les circonstances s’y entourant. Il fournira à l’individu une réponse significative dans les 30 jours suivant la réception de la plainte sauf si la complexité ou autres questions hors de son contrôle demande un délai raisonnable. - Révision des plaintes
Si la plainte de l’individu n’a pas été résolue à l’étape décrite plus haut, l’Administrateur des renseignements personnels s’engage, sur réception d’une requête écrite, à soumettre la plainte écrite à un supérieur, gérant ou tout autre personne qui devra réviser la plainte ainsi que la réponse de l’Administrateur des renseignements personnels. Il s’engagera à fournir une réponse satisfaisante à l’individu dans les prochains 14 jours. - Coopération du requérant
Lorsque nous l’exigeons dans le but de remplir nos obligations durant le processus, l’individu devra offrir son aide et sa coopération pour nous permettre de bien comprendre et évaluer le bien-fondé de sa
plainte. - Rejet des plaintes
Nous pouvons rejeter une plainte pour des raisons incluant (mais non limitées à); L’individu ne présente pas sa requête dans un délai raisonnable; l’individu ne remplit pas les obligations dictées par ce processus; la plainte n’est pas valide ou raisonnablement justifiée (incluant les plaintes sans fondement, futiles ou vexatoires); ou le fait que la plainte ou la résolution proposée est contraire à nos obligations vis-à-vis de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou selon tout autre loi ou statut. - Confidentialité des plaintes
Excepté dans le cas où il est nécessaire d’investiguer une plainte; de répondre à des allégations ou à une plainte, d’implanter une résolution, ou tel qu’exigé par la loi, nous nous engageons à faire des efforts raisonnables pour respecter la situation délicate et de garder toute confidentialité l’identité de l’individu et/ou de la nature de sa plainte. - Autres procédures
Ce processus n’empêche pas les individus de faire valoir leurs droits dans d’autres forums, incluant les processus offerts par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Dans le cas de plaintes soulevées dans un autre forum, nous pourrions interrompre (ou refuser d’amorcer) des procédures imminentes ou déjà amorcées.
J. Notre Administrateur des renseignements personnels
Dans le but de satisfaire les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels, voici les coordonnées de notre Administrateur des renseignements personnels: Paul Mountney, vice-président, Suite #300, 3665 Kingsway, Vancouver, Colombie-Britannique, V5R 5W2